2. Parte
Tipos de Datos - texto
Valores numéricos
Texto
Fórmulas
Tipos de Datos - Números
Un dato tipo numérico en Excel comprende
los números propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes, etc. Un dato
de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9 y los signos especiales + – ( )
/ %. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda
Tipos de Datos - Fechas y Horas
Las funciones de fecha y hora de
Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer la
hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y
muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con
este tipo de datos.
Fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que pueden
realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras
celdas, probar las condiciones y mucho más. Una fórmula siempre comienza con el
signo igual (=).En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de fórmulas
y sus descripciones.
FÓRMULA DESCRIPCIÓN
=5+2*3 Suma 5 al resultado de
multiplicar 2 por 3.
=RAIZ (A1) Usa la función RAÍZ para
devolver la raíz cuadrada del valor en A1.
=HOY ()Devuelve la fecha actual.
=IF
(A1>0,"Más","Menos") Comprueba si la celda A1 contiene
un valor mayor que 0. Si el resultado es verdadero, se muestra el texto
"Más" en la celda; si el resultado es falso, se muestra el texto
"Menos".
Modificar un Comentario
Haga clic en la celda sobre la que desee
escribir un comentario.
En el menú Insertar, haga clic en
Comentario.
Escriba el texto del comentario en el
cuadro.
Si no desea que aparezca su nombre en el
comentario, seleccione el nombre y elimínelo.
Cuando termine de escribir el texto,
haga clic fuera del cuadro.
Eliminar un Comentario
Seleccione las celdas que contengan los
comentarios que desee eliminar.
En el menú Edición, elija Borrar y, a
continuación, haga clic en Comentarios.
Todos los comentarios de una hoja de
cálculo
En el menú Edición, haga clic en Ir a.
Haga clic en Especial.
Haga clic en Comentarios y luego en
Aceptar.
En el menú Edición, elija Borrar y, a
continuación, haga clic en Comentarios.
Desplazarse por un Libro
Para poder trabajar eficazmente en una
hoja de cálculo, debes poder desplazarte a través de ella cómodamente. Además
de los íconos y los comandos principales de los menús, un cierto número de
teclas aceleradoras facilita la navegación.
Selección de Rangos
Haga clic en la primera celda del rango
y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien mantenga presionada la
tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para ampliar la
selección.
También puede seleccionar la primera
celda o rango de celdas y después presionar F8 para ampliar la selección
mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección,
vuelva a presionar F8.
Trabajar con Celdas
Seleccione celdas o rangos no adyacentes
seleccionando la primera celda o rango y, después, mantenga presionada la tecla
CTRL para seleccionar otras celdas o rangos Para seleccionar sólo las celdas en
blanco en una región, selecciónela, haga clic en Ir a en el menú Edición, luego
en el botón Especial y, después, en la opción En blanco Seleccionar un rango
mayor es fácil. Sólo tiene que hacer clic en la celda de una de las esquinas
del rango, desplazarse hasta la esquina opuesta y, después, mantener presionada
la tecla MAYÚS mientras hace clic en la celda de esta última esquina Puede
especificar la dirección en la desea que se mueva la selección después de
especificar los datos en una celda (por ejemplo, hacia la derecha si trabaja
con filas). Haga clic en Opciones en el menú Herramientas y asegúrese de que la
casilla de verificación Mover selección después de ENTRAR de la ficha Modificar
está activada. A continuación, haga clic en el cuadro Dirección Puede moverse a
un área concreta de la hoja de cálculo (como a la zona actual o a la última
celda) haciendo clic en Ir a del menú Edición. Haga clic en Especial y
seleccione la opción que desee.
Llenado Rápido
Seleccionar la celda o celdas que
determinen el comienzo de la serie Realizar un llenado arrastrando el cuadro de
llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el
cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna. La
serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario
para completar las celdas seleccionadas.
Creación de Listas Personalizadas
Como has visto, las listas son de mucha
utilidad al capturar información en una hoja. Por ese motivo Excel nos da la posibilidad de crear
listas El primer paso para crear una lista personalizada es introducir los
valores de la lista en un rango de celdas.
Nombre de Archivos o Ficheros
Para insertar la ruta y el nombre del
archivo en una celda, debemos escribir en la celda =celda(“filename”) y luego
presionar Enter.
Determinar el Directorio o Carpeta por
defecto
Cuándo abrimos o guardamos un documento
¿ A qué directorio del disco duro Word lo va ha buscar o guardar Para
respondernos a esta pregunta basta con elegir la opción Abrir y fijarse en cuál
es el directorio que aparece arriba del panel en el cuadro Buscar en ¿Por qué?.
La respuesta es que ese es el directorio por defecto para los archivos de
documentos. Se ha configurado ese directorio en Word, como sitio por defecto
para la ubicación de documentos Si nosotros indicamos un directorio por
defecto, al abrir o guardar un documento, Word lo presentará como el actual y
nos evitaremos, de ese modo, tener que seleccionarlo, posicionándonos en la
unidad de disco, y en las carpetas de niveles superiores.
Para determinar un directorio por
defecto para archivos de documentos actuar como sigue:
Activar el cuadro de Opciones del menú
de Herramientas de Word.
Seleccionar la solapa Ubicación de
archivos.
Seleccionar la línea de Documentos de la
lista Tipos de archivos.
Pulsar el botón Modificar
Elegir en el cuadro de diálogo de
Cambiar posición el directorio que queremos establecer por defecto
Pulsar el botón de Aceptar en los dos
cuadros de diálogo
Trabajar en Excel con Varias Ventanas
En la ficha Ver, en el grupo Ventana,
haga clic en Nueva ventana.
En la ficha Ver, en el grupo Ventana,
haga clic en Ver en paralelo.
En la ventana del libro, haga clic en las
hojas de cálculo que desee comparar.
Para desplazar ambas hojas de cálculo al
mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana en la ficha Ver.
Direcciones de Celdas
La función DIRECCION en Excel nos ayuda
a saber la dirección de una celda en una hoja de cálculo, dándonos los valores
de la fila y la columna. Por ejemplo si escribes =DIRECCION(1,2) la dirección
de la celda que te va a dar como resultado es la columna B y la fila 1, es
decir la celda $B$1. Más adelante explicaremos
por qué el resultado es una celda o dirección absoluta.
Direcciones Relativas
Una referencia relativa es cuando Excel
puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro
de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno
hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia
se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
Direcciones Absolutas
Ahora analicemos el caso de las
referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede
ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las
referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la
fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1
significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que
la fila podría ajustarse
automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1
permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila
permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Direcciones Mixtas
Las referencias mixtas son útiles en
multitud de ocasiones, especialmente cuando tenemos que utilizar
"Autorrellenar" en una matriz de celdas (varias celdas x varias
celdas), puesto que nos permite "arrastrar" una fórmula introducida
en una esquina, hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con los
encabezados de columnas y filas rápidamente y de una sola vez. Podemos ver en
la siguiente imagen una referencia mixta preparada para "arrastrar":
Copiar Fórmulas
Seleccione la celda que contiene la
fórmula que desea copiar.
En la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Copiar.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para pegar la fórmula y el formato, en
la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
Para pegar la fórmula solamente, en la
ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial
y luego en Fórmulas.
NOTA Puede
pegar solamente los resultados de la fórmula. En la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Valores.
Compruebe que las referencias de celda
de la fórmula producen el resultado deseado. Si es necesario, cambie el tipo de
referencia haciendo lo siguiente:
Seleccione la celda que contenga la
fórmula.
En la barra de fórmulas, seleccione la
referencia que desea cambiar.
Presione F4 para alternar las
combinaciones.
Desplazar Fórmulas
Formula que al desplazarlo de forma
vertical obtengas los datos horizontales tal y como se ve en la imagen animada
que he puesto al inicio de esta publicación; se me ocurrió hacer este sencillo
reto pensando en las referencias relativas y absolutas de Excel.
Formato de Celdas y Opciones
El formato de celdas no es indispensable
en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una
mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas
de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
En la Cinta de opciones.
En la mini barra que se muestra al hacer
clic derecho sobre una celda.
En el cuadro de diálogo Formato de
celdas.
Copiar Formato
Use Copiar formato para copiar
rápidamente el formato de un elemento de un documento a otro. Seleccione
aquello que le gusta, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en lo que
desea modificar para que se vea de la misma forma. Si desea copiar el formato a
más de un elemento, haga doble clic en lugar de un solo clic en Copiar formato.
Para salir de Copiar formato, presione Esc Copiar formato toma el formato del
primer elemento, ya sea una forma, una celda, el borde de una imagen o un
texto, y lo aplica al segundo. De esta manera, puede dedicar su tiempo a hacer
bien el primer elemento y aplicar el mismo formato donde sea que quiera en el
documento con un par de clics.
Borrar Formato
Cuando se borran celdas, se quita el
contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato (incluidos formatos de
número, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las
celdas vacías en la hoja de cálculo. Cuando se eliminan celdas haciendo clic en
Eliminar en el menú Edición, Microsoft Excel quita las celdas de la hoja de
cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio Seleccione las
celdas, filas o columnas en las que desee borrar el formato o el contenido En
el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Formatos o en
Contenido Puede borrar formatos y contenido haciendo clic en Todo. Esta operación
también quita los comentarios de celda y la validación de los datos.
Formato Condicional
El formato condicional en Excel es una
funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya
que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de
otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color
de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así
poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que
te ayudará a comprender mejor este concepto.
Autoformatos
Los autoformatos son formatos que Excel
da a un grupo de celdas unidas, incluyendo algún tipo de cálculos. Sirve mucho
cuando se tienen subtotales -que vienen incluidos en el comando datos. Los
formatos condicionales llevan su nombre porque requieren de una condición para
funcionar. Para ambos casos hay que seleccionar las celdas y después aplicar el
tipo de formato deseado
Aplicar un Estilo
Un estilo es un conjunto de
características de formato, como nombre de fuente, tamaño, color, alineación y
espaciado. Cuando desea aplicar más de un formato a la vez a una celda o
intervalo de celdas, es más sencillo aplicar un estilo. Los estilos también
ayudan a mantener la consistencia de formato en todo un libro.
Modificar un Estilo
Después de crear un gráfico, puede
cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar
manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente
un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona
diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy
útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente
el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico.
Crear un Estilo
Seleccione una celda que contenga la
combinación de formatos que desee incluir en el nuevo estilo. (Puede
especificar los formatos al dar nombre al estilo).
En el menú Formato, haga clic en Estilo.
En el cuadro Nombre del estilo, escriba
el nombre que desee asignar al nuevo estilo.
Para definir y aplicar el estilo a las
celdas seleccionadas, haga clic en Aceptar.
Para definir el estilo sin aplicarlo,
haga clic en Agregar y, a continuación, en Cerrar.
Eliminar un Estilo
Una vez creado el estilo podrás acceder
a él desde la sección Personalizada de la galería de estilos de celda. Si por
alguna razón necesitas eliminar un estilo de celda personalizado, debes hacer
clic derecho sobre su nombre y seleccionar la opción Eliminar.
Copiar un Estilo a otro Libro
Abra el libro que contenga los estilos
que desee copiar.
Abra el libro al que desee copiar los
estilos y, a continuación, haga clic en Estilo del menú Formato.
Haga clic en Combinar.
En el cuadro Combinar estilos, haga
doble clic en el libro que contenga los estilos que desee copiar.
Protección de Celdas
Pon atención a la sentencia mostrada que
dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. De manera predeterminada
todas las celdas de una hoja están “bloqueadas”. Suena un tanto confuso, pero
se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas. Por ahora cierra
el cuadro de diálogo Proteger hoja y continúa leyendo para saber más al
respecto.
Inmovilizar Paneles
Cuando desees quitar la inmovilización
de paneles solamente debes seleccionar el comando Inmovilizar y seleccionar la
opción Movilizar paneles.
Funciones de Excel
Funciones de búsqueda y referencia
Funciones lógicas
Funciones de texto
Funciones de fecha y hora
Funciones de información
Funciones estadísticas
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones financieras
Funciones de ingeniería
Funciones de base de datos
Funciones de cubo
Sintaxis de una Función
La sintaxis de una función para Excel es
de la siguiente manera =nombre de la función (argumento;argumento;argumento).
Cada función tiene un conjunto de argumentos válidos. Pueden ser valores
numéricos, alfanuméricos, direcciones de celdas, valores lógicos, etc. e
incluso otras funciones.
Insertar Función
El cuadro de diálogo Insertar función en
Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este
cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da
información sobre sus argumentos Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar
función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con
el puntero del ratón. Existen tres
maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el
botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el
icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer
método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar
el botón Autosuma.
Botones de la Ficha Fórmulas
Inicio.
Insertar
Fórmulas
Revisar
Vista
La Función Autosuma
Esto se consigue con la función
“Autosuma” y se opera de la siguiente manera Se selecciona la celda que se
encuentra debajo de la columna que deseamos totalizar (sumar). Esta puede ser
una o varias. En el ejemplo hemos seleccionado B23:E23 Pulsamos la opción
“Autosuma” y obtenemos el valor total de la suma correspondiente a los datos de
la columna.
Funciones Anidadas
En este artículo aclararemos que son las
funciones anidadas. En ciertos casos, puede que necesite usar una función
determinada dentro de otra, como parte de uno de los argumentos (recuerde que
el argumento es el valor o conjunto de valores que utiliza una función para
llevar a cabo operaciones o cálculos) de otra función.
Modificar Funciones
En el programa Excel al igual que puedes
editar los datos y cambiar el texto y los números introducidos, también puedes
modificar las fórmulas.
Para ello previamente has de editar la
fórmula.
Para editar una fórmula puedes optar por
dos caminos:
1. Hacer doble clic en la celda que
contiene la misma.
2. Situarte en la barra de fórmulas y
realizar el cambio.
Para practicar el editar una fórmula vas
a realizar un sencillo ejercicio:
Abre una hoja de cálculo en blanco.
Sitúate en la celda A1.
Escribe con el teclado la fórmula siguiente:
=1+2, pulsa Intro.
En la celda aparecerá el valor 3 que es
el resultado de dicha suma.
Haz doble clic sobre la celda A1 justo
al final de la misma.
El cursor se ha situado detrás del 2.
Pulsa la tecla Retroceso.
El número 2 se borra.
Escribe otro número cualquiera por
ejemplo un 10 y pulsa Intro.
Ahora en la celda A1 el resultado de la
operación que se muestra es 11.
Referencias Circulares
Una referencia circular indirecta se
crea cuando una fórmula hace referencia a otras celdas que a su vez hacen
referencia a la celda original. Por ejemplo, la celda A1 tiene la fórmula =A2 +
A3 y A3 tiene la fórmula =A4 + A1 Cuando Excel encuentra una referencia
circular, ya sea directa o indirecta, muestra un mensaje de advertencia de
referencia circular que muestra dos botones. El botón Aceptar permite dejar la
referencia circular tal como se ha definido y el botón Ayuda muestra
información de ayuda sobre el tema de referencias circulares.
Funciones matemáticas y trigonométricas
Las funciones matemáticas de Excel son
utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el
producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán
obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.
Funciones de Fecha y Hora
Puedes indicar en Excel funciones para
trabajar con fechas y horas, esta herramienta dispone de un gran número de
fórmulas para realizar cálculos con estos parámetros. A continuación te muestro
las funciones de fecha y hora más comunes, acompañando una breve explicación de
la acción que realizan.
Funciones estadísticas
Las funciones estadísticas de Excel te
permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la
covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial
entre otras.
Funciones de Texto
La función texto convierte un valor
numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante
cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números
en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos.
Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el
formato del número sea un importe de moneda
Funciones de búsqueda y referencia en
Excel
Las funciones de búsqueda y referencia
en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los
criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información
de referencia de las celdas.
Nombrar Rangos de Celdas
Estos nombres se pueden utilizar dentro
de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para
asignar un nombre a una celda sigue los
siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y
haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la
barra de fórmulas
Funciones de Información
Las funciones de información de Excel
son útiles para obtener información acerca de las hojas de trabajo y su
contenido tales como su ubicación dentro de la hoja, ,su formato, el tipo de valor
que contiene una celda o inclusive si la celda tiene el valor de error
Funciones Lógicas - Función Si
Esta fórmula permite contar elementos
que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por ejemplo que las
celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o
que sean iguales que algún texto, etc.
Funciones Lógicas - Función Y
La función Y en Excel es una función
lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas
ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea
falsa para que el resultado de la función también sea falso.
Funciones Lógicas - Función O
La función O es una de las funciones
lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente devuelve los
valores verdadero o falso después de haber evaluado las expresiones lógicas que
se hayan colocado como argumentos.
Funciones Financieras - PAGO
La función PAGO te devuelve la
mensualidad que debes pagar al pedir un préstamo con interés constante. Los tres
primeros argumentos son obligatorios
Funciones Financieras - PAGOINT
La función PAGOINT te dice que parte de
interés pagas en un mes concreto
Funciones Financieras - PAGO.INT.ENTRE
Devuelve la cantidad de interés pagado
entre dos períodos, en un sistema de amortización de préstamo con cuotas
constantes vencida o anticipadas
Funciones Financieras - PAGO.PRINC.ENTRE
Capital acumulado. Devuelve la cantidad
acumulada de capital pagado sobre un préstamo en un período de tiempo para una
inversión con tipo constante de interés. Calcula el interés acumulativo pagado
para un período de inversión con una tasa de interés constante
Funciones Financieras - PAGOPRIN
Devuelve el pago sobre el capital de una
inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y
constantes, y en una tasa de interés constante.
Funciones Financieras - TASA
TASA(núm_per, pago, va, [vf], [tipo],
[estimar])
núm_per (obligatorio): Número de
períodos de pago de un préstamo.
pago (obligatorio): Pago efectuado en
cada período.
va (obligatorio): Valor actual.
vf (opcional): Valor futuro.
tipo (opcional): Indica el momento del
pago: 1 = inicio del período, 0 = final del período.
estimar (opcional): Estimación de la
tasa de interés.
Funciones Financieras - TASADESC
TASA.DESC(liquidación, vencimiento,
precio, amortización, [base])
liquidacion (obligatorio): Fecha de
liquidación del valor bursátil.
vencimiento (obligatorio): Fecha de
vencimiento del valor bursátil.
precio (obligatorio): El precio del
valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.
amortización (obligatorio): Rendimiento
del valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.
base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real,
2 = real/360, 3 = real/365.
Funciones Financieras – TASAINT
(liquidación, vencimiento, inversión,
valor_de_rescate, [base])
liquidación (obligatorio): Fecha de
liquidación del valor bursátil.
vencimiento (obligatorio): Fecha de
vencimiento del valor bursátil.
inversión (obligatorio): Cantidad de
dinero invertida en el valor bursátil.
valor_de_rescate (obligatorio): Valor
que se recibirá en la fecha de vencimiento.
base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real,
2 = real/360, 3 = real/365.
Funciones Financieras - TASA.NOMINAL
TASA.NOMINAL(tasa_efectiva; núm_per_año)
Tasa_efectiva es la tasa de interés efectiva.
Núm_per_año es el número de períodos de interés
compuesto por año.
El argumento núm_per_año se trunca a
entero.
Si alguno de los argumentos no es
numérico, TASA.NOMINAL devuelve el valor de error #¡VALOR!
Si tasa_efectiva ≤ 0 o si núm_per_año
< 1, TASA.NOMINAL devuelve el valor de error #¡NUM!
TASA.NOMINAL está relacionado con
INT.EFECTIVO como se indica a continuación
Funciones Financieras - TIR
Devuelve la tasa interna de retorno de
los flujos de caja representados por los números del argumento valores. Estos
flujos de caja no tienen por qué ser constantes, como es el caso en una
anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos
regulares, como meses o años. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de
interés producida por un proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e
ingresos (valores positivos) que se producen en períodos regulares.
Funciones Financieras – TIRM
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión)
Valores
es una matriz o una referencia a celdas que contienen números. Estos
números representan una serie de pagos (valores negativos) e ingresos (valores
positivos) que se realizan en períodos regulares.
El argumento valores debe contener por
lo menos un valor positivo y uno negativo para poder calcular la tasa interna
de retorno modificada. De lo contrario, TIRM devuelve el valor de error
#¡DIV/0!
Si el argumento matricial o de
referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se
pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
Tasa_financiamiento es la tasa de
interés que se paga por el dinero utilizado en los flujos de caja.
Tasa_reinversión es la tasa de interés obtenida por los flujos
de caja a medida que se reinvierten.
Funciones Financieras - TIR.NO.PER
Valores es una serie de flujos de caja que
corresponde a un calendario de pagos determinado por el argumento fechas. El
primer pago es opcional y corresponde al costo o pago en que se incurre al
principio de la inversión. Si el primer valor es un costo o un pago, debe ser
un valor negativo. Todos los pagos sucesivos se descuentan basándose en un año
de 365 días. La serie de valores debe incluir al menos un valor positivo y un
valor negativo Fechas es un calendario de fechas de pago que corresponde a los
pagos del flujo de caja. La primera fecha de pago indica el principio del
calendario de pagos. El resto de las fechas deben ser posteriores a ésta, pero
pueden aparecer en cualquier orden. Las fechas deben especificarse utilizando la
función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo,
utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se escriben como texto.
Funciones Financieras – VA
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Tasa
es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo
para un automóvil con una tasa de interés anual del 10 por ciento y efectúa
pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12 o 0,83%. En la fórmula
escribiría 10%/12, 0,83% o 0,0083 como tasa.
Nper es el número total de períodos de
pago en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un préstamo a cuatro años para
comprar un automóvil y efectúa pagos mensuales, el préstamo tendrá 4*12 (ó 48)
períodos. La fórmula tendrá 48 como argumento nper.
Pago
es el pago efectuado en cada período, que no puede variar durante la
anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero
no incluye ningún otro arancel o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales
sobre un préstamo de 10.000 $ a cuatro años con una tasa de interés del 12 por
ciento para la compra de un automóvil, son de 263,33 $. En la fórmula
escribiría -263,33 como el argumento pago. Si se omite el argumento pago,
deberá incluirse el argumento vf.
Vf
es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de
efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es
0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Si desea ahorrar 50.000 $
para pagar un proyecto especial en 18 años, 50.000 $ sería el valor futuro. De
esta forma, es posible hacer una estimación conservadora a cierta tasa de
interés y determinar la cantidad que deberá ahorrar cada mes. Si se omite el
argumento vf, deberá incluirse el argumento pago.
Funciones Financieras – VF
VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
Para obtener una descripción más
completa de los argumentos de VF y más información acerca de las funciones para
anualidades, vea VA.
Tasa es la tasa de interés por período.
Nper
es el número total de períodos de pago en una anualidad.
Pago es el pago que se efectúa cada
período y que no puede cambiar durante la vigencia de la anualidad.
Generalmente, el argumento pago incluye el capital y el interés pero ningún
otro arancel o impuesto. Si se omite el argumento pago, se deberá incluir el
argumento va.
Va es el valor actual o el importe total
de una serie de pagos futuros. Si se omite el argumento va, se considerará 0
(cero) y se deberá incluir el argumento pago.
Funciones Financieras - VNA
Calcula el valor neto presente de una
inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros
(valores negativos) e ingresos (valores positivos).
VNA(tasa;valor1;valor2; ...)
Tasa
es la tasa de descuento a lo largo de un período.
Valor1, valor2, ... son de 1 a 29 argumentos que representan
los pagos e ingresos.
Valor1; valor2; ... deben tener la misma
duración y ocurrir al final de cada período.
VNA usa el orden de valor1; valor2; ...
para interpretar el orden de los flujos de caja. Asegúrese de introducir los
valores de los pagos y de los ingresos en el orden adecuado.
Los argumentos que consisten en números,
celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números se
cuentan; los argumentos que consisten en valores de error o texto que no se
puede traducir a números se pasan por alto.
Si un argumento es una matriz o
referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se
pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en
la matriz o en la referencia.
Funciones Financieras - DB
Devuelve la depreciación de un bien
durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo.
DB(costo;valor_residual;vida;período;mes)
Costo
es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación
(también conocido como valor residual del bien).
Vida
es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización
del bien (también conocido como vida útil del bien).
Período es el período para el que se desea
calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores que el argumento vida.
Mes
es el número de meses en el primer año. Si se omite el argumento mes, se
supondrá que es 12.
El método de depreciación de saldo fijo
calcula la depreciación a tasa fija. La función DB usa las fórmulas siguientes
para calcular la depreciación durante un período:
(costo - depreciación total de períodos
anteriores) * tasa
dónde:
tasa = 1 - ((valor_residual / costo) ^
(1 / vida)), redondeado hasta tres posiciones decimales.
La depreciación del primer y último
períodos son casos especiales. La función DB usa la fórmula siguiente para
calcular el primer período:
costo * tasa * mes / 12
Para calcular el último período, DB usa
la fórmula siguiente:
((costo - depreciación total de períodos
anteriores) * tasa * (12 - mes)) / 12
Funciones Financieras - DDB
Devuelve la depreciación de un bien en
un período específico con el método de depreciación por doble disminución de
saldo u otro método que se especifique.
DDB(costo;valor_residual;vida;período;factor)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación
(también conocido como valor residual del bien). Este valor puede ser 0.
Vida
es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización
del bien (también conocido como vida útil del bien).
Período
es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar
los mismos valores que el argumento vida.
Factor es la tasa a la que disminuye el
saldo. Si el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el método de
amortización con una tasa doble de disminución del saldo).
Funciones Financieras - DVS
Devuelve la amortización de un bien
durante un período especificado, inclusive un período parcial, usando el método
de amortización acelerada con una tasa doble y según el coeficiente que
especifique. Las iniciales DVS corresponden a disminución variable del saldo.
DVS(costo;valor_residual;vida;período_inicial;período_final;factor;
sin_cambios)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación
(también conocido como valor residual del bien). Este valor puede ser 0.
Vida
es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación
del bien (también conocido como la vida útil del bien).
Período_inicial es el período inicial para el que se desea
calcular la depreciación. El argumento período_inicial debe utilizar las mismas
unidades que el argumento vida.
Período_final es el período final para el que se desea
calcular la depreciación. El argumento período_final debe utilizar las mismas
unidades que el argumento vida.
Factor es el tipo de depreciación del saldo. Si
el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el método de depreciación
por doble disminución del saldo). Si no desea usar el método de depreciación
por doble disminución del saldo, cambie el argumento factor. Para obtener una
descripción del método de amortización o de depreciación por doble disminución
del saldo, vea la función DDB.
Sin_cambios es un valor lógico que
especifica si deberá cambiar al método directo de depreciación cuando la
depreciación sea mayor que el cálculo del saldo en disminución.
Si el argumento sin_cambios es VERDADERO,
Microsoft Excel no cambia al método directo de depreciación aun cuando ésta sea
mayor que el cálculo del saldo en disminución.
Si el argumento sin_cambios es FALSO o
se omite, Excel cambia al método directo de depreciación cuando la depreciación
es mayor que el cálculo del saldo en disminución.
Funciones Financieras - NPER
Devuelve el número de períodos de una
inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés
constante.
NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)
Para obtener una descripción más
completa de los argumentos de NPER y más información acerca de las funciones de
anualidades, vea VA.
Tasa
es la tasa de interés por período.
Pago
es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante
la vida de la anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés,
pero no incluye ningún otro arancel o impuesto.
Va es el valor actual o la suma total de
una serie de futuros pagos.
Vf
es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de
efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es
0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
Funciones Financieras - SLN
Devuelve la depreciación por método
directo de un bien en un período dado.
SLN(costo;valor_residual;vida)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación
(también conocido como valor residual del bien).
Vida es el número de períodos durante
los cuales se produce la depreciación del bien (también conocido como la vida
útil del bien).
Funciones Financieras - SYD
Devuelve la depreciación por suma de
dígitos de los años de un bien durante un período específico.
SYD(costo;valor_residual;vida;período)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación
(también conocido como valor residual del bien).
Vida
es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación
del bien (también conocido como la vida útil del bien).
Período es el período, que debe utilizar
las mismas unidades que el argumento vida.
Funciones Financieras -
CANTIDAD.RECIBIDA
Devuelve la cantidad recibida al
vencimiento de un valor bursátil completamente invertido.
CANTIDAD.RECIBIDA(liq;vencto;inversión;descuento;base)
IMPORTANTE
Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como
resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23)
para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se
escriben como texto.
Liquidación es la fecha de liquidación
del valor bursátil. La fecha de liquidación del valor bursátil es la fecha
posterior a la fecha de emisión en la que el comprador adquiere el valor
bursátil.
Vencto
es la fecha de vencimiento del valor bursátil. La fecha de vencimiento
es cuando expira el valor bursátil.
Inversión es la cantidad de dinero que se ha invertido
en el valor bursátil.
Descuento es la tasa de descuento del
valor bursátil.
Base determina en qué tipo de base deben
contarse los días.
Funciones Financieras - VNA.NO.PER
Devuelve el valor neto actual para un
flujo de caja que no es necesariamente periódico. Para calcular el valor neto
actual de una serie de flujos de caja periódicos, utilice la función VNA.
VNA.NO.PER(tasa;valores;fechas)
Tasa es la tasa de descuento que se
aplica a los flujos de caja.
Valores
es una serie de flujos de caja que corresponde a un calendario de pagos
determinado por el argumento fechas. El primer pago es opcional y corresponde
al costo o pago en que se incurre al principio de la inversión. Si el primer
valor es un costo o un pago, debe ser un valor negativo. Todos los pagos
sucesivos se descuentan basándose en un año de 365 días. La serie de valores
debe incluir al menos un valor positivo y un valor negativo.
Fechas es un calendario de fechas de
pago que corresponde a los pagos del flujo de caja. La primera fecha de pago
indica el principio del calendario de pagos. El resto de las fechas deben ser
posteriores a ésta, pero pueden aparecer en cualquier orden.
Funciones Financieras - RENDTO
Calcula el rendimiento en un valor
bursátil que paga intereses periódicos. Utilice la función RENDTO para calcular
el rendimiento de bonos.
RENDTO(liquidación;vencto;tasa;precio;valor_de_rescate;frecuencia;base)
IMPORTANTE
Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como
resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23)
para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se
escriben como texto.
Liquidación es la fecha de liquidación
del valor bursátil. La fecha de liquidación del valor bursátil es la fecha
posterior a la fecha de emisión en la que el comprador adquiere el valor
bursátil.
Vencto
es la fecha de vencimiento del valor bursátil. La fecha de vencimiento
es la fecha en que expira el valor bursátil.
Tasa es la tasa de interés nominal anual
(interés en los cupones) de un valor bursátil.
Precio es el precio del valor bursátil
por cada 100 $ de valor nominal.
Valor_de_rescate es el valor de rescate del valor bursátil
por cada 100 $ de valor nominal.
Frecuencia es el número de pagos de cupón al año.
Para pagos anuales, frecuencia = 1; para pagos semestrales, frecuencia = 2;
para pagos trimestrales, frecuencia = 4.
Relación entre Hojas y Libros
En Excel, una hoja de cálculo no es lo
mismo que un libro de trabajo. Los libros de trabajo están compuestos por hojas
de cálculo. La hoja de cálculo también se conoce como hoja de trabajo.
Por omisión, al crear un nuevo libro
Excel este toma el nombre de Libro1 y contiene tres hojas de cálculo
identificadas como Hoja1, Hoja2, Hoja3.Las hojas de trabajo se agrupadan en
pestañas separadas en la parte inferior de la ventana de Excel. En conclusión,
el libro de trabajo es el nombre del documento Excel y las hoja de trabajo son
las páginas del libro.
Vincular Celdas y Rangos
Cuando vinculas una celda en Excel a una
celda de otra hoja de cálculo, la celda que contiene el enlace muestra la misma
información que la celda de la otra hoja. La celda que contiene el enlace se
denomina celda dependiente. La celda en la otra hoja de cálculo que contiene
los datos a los cuales referencia el enlace es llamada celda precedente. La
celda dependiente cambia automáticamente si la celda precedente cambia. Si
deseas vincular múltiples celdas de otra hoja de cálculo, puedes usar una
función matricial, que te permite vincular un rango de celdas con una fórmula.
Bloques Tridimensionales
permite realizar de forma rápida una
serie de operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas.
Vista Previa de Salto de Página
La vista previa de salto de página es
especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de
página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por
ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas
puede afectar a la colocación automática de los saltos de página. También puede
modificar los saltos de página a los que afecte la configuración del
controlador de la impresora actual.
Insertar Saltos de Página
Si quieres dividir tu hoja de cálculo de
Excel en secciones, una de las mejores maneras de hacer esto es utilizar un
salto de página. Estos son esenciales si planeas imprimir las hojas de trabajo,
ya que permiten especificar donde estarán los bordes de las páginas. Si no insertas
tus propios saltos de página, entonces podrás ver que los saltos de página
automáticos no son satisfactorios para tus requerimientos de impresión. Las
herramientas necesarias para añadir saltos de página están en el listón de Excel
Bases de Datos en Excel
Mucha gente utiliza Excel como una base
de datos. El Excel puede ser una forma conveniente para almacenar información
como una base de datos, siempre y cuando la información no seas demasiado
engorrosa para ser contenida en un formato de hoja de cálculo. Dado que
Microsoft Office Excel, utilizar Excel como una base de datos es menos costoso
que la compra de software adicional para alojar una.
Ordenar una Base de Datos
A continuación quieres ver una película
de comedia, por ejemplo, y como tienes una lista muy extensa abres la hoja de
cálculo que creaste y te sitúas en la columna E, pulsas en Datos en la barra de
menú.
Después en la ventana que se abre eliges
por qué campo quieres ordenar, elige Genero y en qué orden AZ (de la A a la Z)
o ZA (de la Z a la A) y Aceptar.
Tendrás ordenadas las películas de forma
que todas las del mismo Género están juntas y así puedes ver fácilmente cuál de
las películas de comedia de tu videoteca te apetece ver.
Si quieres puedes realizar hasta tres
sistemas de ordenación desde Ordenar en el menú de Datos.
En Excel 2007 y 2010 vas a la pestaña
Datos de la cinta de opciones y pulsas Datos y AZ o ZA. Y para ordenar datos a
varios niveles pulsa en el botón Opciones y establece tu criterio de búsqueda.
AutoFiltros
Los filtros seleccionan los datos que
necesita y ocultan el resto, por lo que sólo ve lo que desea ver y para ello
sólo es necesario un clic. ¿Por qué leer filas y filas de datos para localizar
la información que busca cuando Excel es capaz de encontrarla rápidamenteLos
filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro,
volverán a aparecer todos los datos exactamente como estaban antes.
Filtros Avanzados
Antes de aplicar el filtro avanzado debo
seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y
pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se
mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Filtros AvanzadosObserva cómo en
el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que
contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar
el botón Aceptar para aplicar el filtro.
Creación de un Filtro Avanzado
En la misma hoja (debajo de la tabla,
por ejemplo) introducimos los datos que se utilizarán como criterios para
filtrar la tabla. En el ejemplo vemos que el criterio es simplemente dos
celdillas: una indica el dato de la columna a filtrar A30 y B30, y otra indica
el valor que buscamos dentro de dicha columna A31 y B31.
Seleccionar el rango de celdas donde se
va a efectuar el filtrado. En el ejemplo seleccionamos la tabla completa.
Pulsamos la opción “Datos> Filtro>
Filtro avanzado”, y se nos aparece una ventana.
En esta dicha ventana observamos las
opciones:
Rango de la lista que representa el área
seleccionada donde se va a efectuar el filtrado y
Rango de criterios que representa el
área seleccionada donde se han introducido los datos de criterios.
Creación de Una Tabla Dinámica
Las tablas dinámicas en Excel reciben su
nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con
tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un
ejemplo claro de cómo crearlas.
Otros Aspectos de las Tablas Dinámicas y
Gráficos Dinámicos
Las hojas de cálculo de Microsoft Office
Excel son la herramienta perfecta para
organizar y analizar datos financieros. Probablemente es capaz de crear dormido
una hoja de cálculo con, digamos los gastos de desplazamiento o, si es
necesario que ésta muestre subtotales por trimestre, sabe cómo modificar la
hoja en consecuencia.
Otros Aspectos de las Tablas Dinámicas y
Gráficos Dinámicos
Las hojas de cálculo de Microsoft Office
Excel son la herramienta perfecta para
organizar y analizar datos financieros. Probablemente es capaz de crear dormido
una hoja de cálculo con, digamos los gastos de desplazamiento o, si es
necesario que ésta muestre subtotales por trimestre, sabe cómo modificar la
hoja en consecuencia.
Subtotales
Devuelve un subtotal en una lista o base
de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando
el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la
lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.
SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2,
...)
Núm_función es un número de 1 a 11 (incluye los
valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué
función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.
Validación
La validación de datos de Microsoft
Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda.
Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo
las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de
datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su
entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden
proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.
Listas Desplegables
Para facilitar la entrada de datos, o
para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede
crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las
celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista
desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir
información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la
entrada que deseePara crear una lista desplegable a partir de un rango de
celdas, utilice el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos
de la ficha Datos.
Funciones Bases de Datos
Las funciones de base de datos en Excel
facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una bases de
datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila
tiene los títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar,
multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios
especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas
condiciones.
Funciones Bases de Datos - BDSUMA
Suma los valores de una columna de la
base de datos que cumplen con las condiciones especificadas.
BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo,
criterios)
base_de_datos (obligatorio): Rango de
celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los
títulos de cada columna
nombre_de_campo (obligatorio): La
columna con los valores a sumar.
criterios (obligatorio): Rango de celdas
que contiene los criterios a cumplir.
Funciones Bases de Datos - BDCONTAR
Cuenta las celdas de tipo número de una
columna de una base de datos que además cumplen con una serie de criterios.
BDCONTAR(base_de_datos, nombre_de_campo,
criterios)
base_de_datos (obligatorio): Rango de
celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los
títulos de cada columna
nombre_de_campo (obligatorio): La
columna que se contará en la función.
criterios (obligatorio): Rango de celdas
que contiene los criterios a cumplir.
Ejemplos
BDCONTAR(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Cuenta
los registros del rango A4:E20 que cumplen las condiciones en A1:E2. La columna
Edad es una columna con datos numéricos.
Funciones Bases de Datos - BDMAX
Obtiene el valor máximo de una columna
de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los
criterios establecidos.
BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo,
criterios)
base_de_datos (obligatorio): Rango de
celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los
títulos de cada columna
nombre_de_campo (obligatorio): La
columna de la cual se obtendrá el valor máximo.
criterios (obligatorio): Rango de celdas
que contiene los criterios a cumplir.
Ejemplos
BDMAX(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Devuelve
el valor máximo de la columna “Edad” que cumple con las condiciones
específicadas en A1:E2
Funciones Bases de Datos – BDMIN
Obtiene el valor mínimo de una columna
de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los
criterios establecidos.
BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo,
criterios)
base_de_datos (obligatorio): Rango de
celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos
de cada columna
nombre_de_campo (obligatorio): La
columna de la cual se obtendrá el valor mínimo.
criterios (obligatorio): Rango de celdas
que contiene los criterios a cumplir.
Ejemplos
BDMIN(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Devuelve
el valor mínimo de la columna “Edad” que cumple con las condiciones
específicadas en A1:E2
Funciones Bases de Datos - BDPROMEDIO
Calcula el promedio de los valores de
una columna de la base de datos que cumplen con los criterios establecidos.
BDPROMEDIO(base_de_datos, nombre_de_campo,
criterios)
base_de_datos (obligatorio): Rango de
celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los
títulos de cada columna
nombre_de_campo (obligatorio): La
columna que contiene los valores que serán promediados.
criterios (obligatorio): Rango de celdas
que contiene los criterios a cumplir.
Ejemplos
BDPROMEDIO(A4:E20, “Edad”, A1:E2) =
Obtiene el promedio de la columna “Edad” que cumplen con las condiciones
establecidas en A1:E2
Funciones Bases de Datos – BDPRODUCTO
Multiplica los valores de una columna de
la base de datos que cumplen con los criterios establecidos.
BDPRODUCTO(base_de_datos,
nombre_de_campo, criterios)
base_de_datos (obligatorio): Rango de
celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los
títulos de cada columna
nombre_de_campo (obligatorio): La
columna que contiene los valores a multiplicar.
criterios (obligatorio): Rango de celdas
que contiene los criterios a cumplir.
Ejemplos
BDPRODUCTO(A4:E20, “Edad”, A1:E2) =
Multiplica los valores de la columna “Edad” que cumplen con las condiciones
establecidas en A1:E2
Auto calcular
Una característica especial de Excel que
muestra un cálculo en la barra de estado. Se puede elegir entre varias,
incluyendo SUM y COUNT.
Errores
Durante la creación y desarrollo de
modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún
dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el
cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación
Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error
producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.
Tipos de errores de Excel
#¿NOMBRE?
#¡VALOR!
#¡NUM!
#¡DIV/0!
#¡REF!
#¡NULO!
#N/A
#####
4.3 Auditoria de Formulas: Es la tercera
sub pestaña de Excel es una aplicación necesaria para Rastrear, quitar,
comprobar, evaluar e inspeccionar las fórmulas utilizadas en el documento.
4.3.1 Rastrear Precedentes: Muestran
flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada.
4.3.2 Rastrear Dependientes: Muestran
flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.
4.3.3 Quitar Flechas: Quita las flechas
insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.
4.3.4Mostrar Formulas: Muestra la
fórmula utilizada en cada celda en vez del valor resultante. Modo Abreviado
(Alt+º)
4.3.5Comprobaciòn de Errores: Busca
errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que tengan este error.
4.3.6 Evaluar Formula: Evalúa la fórmula
de manera individual o parte por parte para depurar el proceso.
4.3.7 Ventana de Inspeccion:Supervisa
los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las muestra en una celda
contigua.
Rastrear Precedentes
Las celdas precedentes son
celdas a las que hace referencia una fórmula de otra celda. Por
ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda B5 es la
celda precedente a D10.
Rastrear Dependientes
as celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a
otras celdas. Por ejemplo, si la
celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda D10 es dependiente de la
celda B5.
quitar flecha
En lugar de pegar o eliminar puntas de flecha de las líneas, cambie
el estilo de línea para que
refleje el formato que desee.
Seleccione la línea que desee cambiar.
Sólo puede agregar una punta de flecha a una línea o una línea
conectora.
En la barra de herramientas Dibujo siga uno de estos procedimientos:
Para agregar una o dos puntas de flecha, haga clic en Estilo de
flecha y, a continuación, haga clic
en el estilo que desee.
Para quitar todas las puntas de flecha, haga clic en Estilo de
flecha y, a continuación, haga clic en
Estilo de flecha 1 (sin puntas de flecha).
Selecciones Especiales de Celdas
Esta técnica permite selecciones selectivas de celdas: por ejemplo
celdas que incluyan
comentarios, constantes, fórmulas, en blanco, etc. O bien celdas con
algunas características
especiales: que incluyan formatos condicionales, o validaciones de
datos.
De esa forma, si existen rangos o celdas no adyacentes que contienen
una propiedad especial,
puedes seleccionarlas de una sola vez por ejemplo para poder aplicar
formatos específicos. Es
equivalente a selecciones sucesivas de rangos usando la tecla
Control, pero mucho más rápido.
Protección de Archivos
La información que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia
y Excel nos permite
proteger un libro de varias maneras de modo que solo aquellas
personas autorizadas puedan
tener acceso a los datos.
Protección de Libros
Es la más sencilla de todas. Simplemente se da clic con el botón
derecho del ratón sobre la pestaña
de la hoja que se quiere proteger, y allí se despliega un menú en el
que aparece la opción Proteger
hoja Allí se pueden marcar las opciones que se pueden o no realizar
en la hoja como insertar
filas,columnas, aplicar formato, insertar hipervínculos,
ordenar,seleccionar celdas,
Protección de Hojas
Todo lo que hay que hacer es seleccionar el rango de celdas que se
quieren proteger y dar clic con
el botón derecho del ratón, tras lo cual emerge un menú, en donde se
elige la opción “Formato de
celdas”. En la ventana que aparece, se elige la opción “Proteger” y
se selecciona la opción
“Bloqueada” u “Oculta La opción “Oculta”, se utiliza para ocultar
las fórmulas que contienen las
celdas, opción muy útil cuando se quiere evitar que los usuarios se
enteren como se ha obtenido
algún resultado.
Matrices
Una fórmula de matriz es una fórmula que puede realizar varios cálculos
en uno o varios de los
elementos de una matriz. Las fórmulas de matriz pueden devolver
varios resultados o un único
resultado. Por ejemplo, se puede colocar una fórmula de matriz en un
rango de celdas y utilizarla
para calcular una columna o fila de subtotales. También se puede
colocar en una sola celda y
calcular una cantidad única. Una fórmula de matriz que reside en
varias celdas se denomina
fórmula de varias celdas, mientras una que reside en una sola celda
se denomina fórmula de una
celda.
Función Frecuencia usando Matrices
Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y
devuelve un matriz vertical de
números. Por ejemplo, utilice frecuencia para contar el número de
los resultados que se
encuentran dentro de un rango. Debe especificarse como una fórmula
de matrices debido a que
frecuencia devuelve una matriz.
FRECUENCIA(datos;grupos)
Datos es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un
conjunto de valores cuyas
frecuencias se desea contar. Si datos no contiene ningún valor,
FRECUENCIA devuelve una matriz
de ceros.
Grupos es una matriz de intervalos
o una referencia a intervalos dentro de los cuales se desea
agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene
ningún valor, frecuencia
devuelve el número de elementos contenidos en datos.
Consolidación de Datos
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes,
puede consolidar datos de
cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas
pueden estar en el mismo libro
que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar
datos, lo que se hace es
ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de
una forma periódica o
específica.
Consolidación por Posición
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos.
Por ejemplo, si tiene una
hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas
regionales, puede utilizar una
consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de
gastos para toda la organización.
Esquemas
Si las filas de resumen están por encima de las filas de detalle o
las columnas de resumen están a
la izquierda de las columnas de detalle, cambie la configuración de
dirección.
Mostrar
Si desea establecer estilos de esquema que se aplicarán
automáticamente al crear el esquema,
utilice la opción Estilos automáticos.
Mostrar
Si no desea aplicar estilos automáticos antes de comenzar, puede
aplicarlos una vez que haya
creado el esquema
Decida si desea aplicar un esquema a la
hoja de cálculo de manera automática o manual.
Puede aplicar un esquema manualmente a cualquier hoja de cálculo
Puede aplicar un esquema
automáticamente a las hojas de cálculo si tienen fórmulas de resumen
que hacen referencia a las celdas de los datos de detalle. Las
columnas que contengan fórmulas de
resumen deben estar situadas a la derecha o a la izquierda de los
datos de detalle, o las filas que
contengan fórmulas de resumen deben estar situadas por encima o por
debajo de los datos de
detalle.
Esquema Automático
1. Los datos deben estar en un rango de celdas. Para más
información, consulte "Cómo crear un
rango"
2. Cada columna debe tener un rótulo en la primera fila. Ésta debe
estar a la izquierda o derecha
de los datos, nunca entre mezclada.
3. No tener filas ni columnas en blanco
4. Los datos deben tener algo en común para ser agrupados.
5. Los datos deberán estar ordenados, de modo que a la hora de
esquematizar las filas, éstas se
puedan agrupar. No se puede mezclar la información.
6. En cada hoja sólo se puede hacer un esquema que trate los mismos
datos.
Tablas
Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar
el rango de celdas que
contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro
de la ficha Insertar.
Las tablas son la manera en que Excel
identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la
información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de
una tabla siempre contendrá
los encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los
datos. El utilizar tablas es muy
conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de
las tablas, como facilitar el
agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte
más en el análisis de los datos.
Tabla de Una Variable
Introduzca la lista de valores que desee sustituir en la celda
variable debajo de una columna o en
una fila.
Siga uno de estos procedimientos:
Si la tabla de datos está orientada a columna, escriba la fórmula en
la fila situada encima del
primer valor y una celda a la derecha de los valores de columna.
Escriba las fórmulas adicionales a
la derecha de la primera fórmula.
Si la tabla de datos está orientada a fila, escriba la fórmula en la
columna situada a la izquierda del
primer valor y una celda por debajo de los valores de fila.
Introduzca las fórmulas adicionales
debajo de la primera fórmula.
Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas y los
valores que desee sustituir.
En el menú Datos, haga clic en Tabla.
Siga uno de estos procedimientos:
Si la tabla de datos está orientada a columna, escriba la referencia
de celda en el cuadro Celda
variable columna.
Si la tabla de datos está orientada a fila, introduzca la referencia
de celda en el cuadro Celda
variable fila.
Tabla de Dos Variables
En una celda de la hoja de cálculo, introduzca la fórmula que haga referencia
a las dos celdas
variables.
En el ejemplo siguiente, en el que los valores iniciales de la
fórmula se especifican en las celdas B3,
B4 y B5, debe escribir la fórmula =PMT(B3/12,B4,-B5) en la celda C2.
Inserte una lista de variables en la misma columna, debajo de la
fórmula.
En el ejemplo siguiente, debe escribir los diferentes tipos de
interés en las celdas C3, C4 y C5.
Inserte la segunda lista en la misma fila, a la derecha de la
fórmula.
En el ejemplo siguiente, debe escribir los plazos del préstamo (en
meses) en las celdas D2 y E2.
Seleccione el rango de celdas que contenga la fórmula y los valores
de fila y de columna.
En el ejemplo siguiente, debe seleccionar el rango C2:E5.
En el menú Datos, haga clic en Tabla.
En el cuadro Celda de entrada (fila), inserte la referencia de la
celda variable para las variables de
la fila.
En el ejemplo siguiente, debe escribir la celda B4 en el cuadro
Celda de entrada (fila).
En el cuadro Celda de entrada (columna), incluya la referencia de la
celda variable para las
variables de la columna.
En el ejemplo siguiente, debe escribir la celda B3 en el cuadro
Celda de entrada (columna).
Haga clic en Aceptar.
Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cómo afectan los
distintos tipos de interés y
plazos del préstamo al pago de una hipoteca. En el siguiente
ejemplo, la celda C2 contiene la
fórmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que utiliza dos celdas
variables, B3 y B4.
Buscar objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces
denominados herramientas de análisis
Y sí. En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula
sencilla, pero no la variable
que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar
objetivo haciendo clic en Buscar
objetivo en el menú Herramientas. Al realizar una búsqueda de
objetivo, Microsoft Excel varía el
valor de celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha
celda devuelve el resultado
deseado.
Administrador de Escenarios
Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a
un conjunto de celdas
variables. Los escenarios en Excel permiten un máximo de 32
variables, pero podemos crear tantos
escenarios como sea necesario.
Para este ejemplo utilizaré el caso de un préstamo personal en donde
me interesa conocer la
cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido. Para ello
utilizo la función PAGO y en las
celdas superiores he colocado los argumentos
Escenarios
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces
denominados herramientas de análisis
Y sí. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel
guarda y puede sustituir
automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios
para prever el resultado de
un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes
grupos de valores en una hoja de
cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver distintos
resultados.
Mostrar un escenario
Cuando se muestra un escenario, se cambian los valores de las celdas
guardadas como parte de
ese escenario.
En el menú Herramientas, elija Escenarios.
Haga clic en el nombre del escenario que desee presentar.
Haga clic en Mostrar.
Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario después de haber
hecho cambios en el mismo,
los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los
valores del escenario original.
En el menú Herramientas, elija Escenarios.
Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a
continuación, haga clic en Modificar.
Haga los cambios que desee.
En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los
valores que desee para las celdas
cambiantes.
Siga uno de estos procedimientos:
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin
cambiar el escenario actual,
haga clic en Cancelar.
Examinar Escenarios
Mediante el uso de las herramientas de análisis y si en Microsoft
Office Excel, puede usar varios
conjuntos diferentes de valores en una o más fórmulas para explorar
todos los resultados
distintos.
Por ejemplo, puede realizar análisis y si para crear dos
presupuestos donde en cada uno de ellos se
supone un cierto grado de ingresos. O, puede especificar un
resultado que desea que genere una
fórmula y, a continuación, determinar qué conjuntos de valores
generarán dicho resultado. Excel
proporciona varias herramientas diferentes para ayudar a realizar el
tipo de análisis que se ajuste
a sus necesidades.
Solver
El complemento Solver es un programa de complemento de Microsoft
Office Excel que está
disponible cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo,
para utilizarlo en Excel primero lo
debe cargar.
Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a
continuación, haga clic en
Opciones de Excel.
Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione
Complementos de Excel.
Haga clic en Ir.
En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de
verificación Complemento Solver y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Si Complemento Solver
no aparece en la lista del cuadro Complementos disponibles,
haga clic en Examinar para buscar el complemento.
Si se le indica que el complemento Solver no está instalado
actualmente en el equipo, haga clic en
Sí para instalarlo.
Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver estará
disponible en el grupo Análisis
de la ficha Datos.
Resolver un Solver
Tengo un establecimiento de venta de pizzas que ofrece dos tipos de
pizza tradicionales, Pepperoni ($30) y Vegetariana ($35) además de
la pizza especial Suprema
($45). No sabemos cuál es el potencial de ingresos del
establecimiento y tampoco el énfasis que se
debería de dar a cada tipo de pizza para maximizar las ventas.
Antes de realizar el análisis debemos considerar las siguientes
condiciones. Dada nuestra
capacidad de producción solamente podemos elaborar 150 pizzas al
día. Otra condición es que no
podemos exceder de 90 pizzas tradicionales (Pepperoni y Vegetariana)
y además, al no haber
muchos vegetarianos en el área, estimamos vender un máximo de 25
pizzas vegetarianas al día.
Otra condición a considerar es que solamente podemos comprar los
ingredientes necesarios para
producir 60 pizzas Suprema por día.
Formularios
Sí, es verdad. Puede crear excelentes formularios con poco o ningún
código de Microsoft Visual
Basic para Aplicaciones (VBA) o en Microsoft Excel. Mediante el uso
de formularios y de los
numerosos controles y objetos que es posible agregarles, puede
mejorar de manera notable la
entrada de datos en las hojas de cálculo y el modo en que dichas
hojas se muestran.
Creación y Utilización de Macros
Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede
grabar una macro para
automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones
que se puede ejecutar todas
las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics
del mouse y las pulsaciones de
las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para
realizar cambios menores en su
funcionamiento.
Grabación de una Macro
Para iniciar con la grabación de una macro en Excel puedes pulsar el
botón Grabar macro que se
encuentra en la parte inferior izquierda de la barra de estado de
Excel.
Si tienes activada la ficha Programador entonces podrás también iniciar
la grabación de una macro
con el comando Grabar macro que se encuentra dentro del grupo
Código.
Para detener la grabación de la macro debes hacer clic en el comando
Detener grabación que se
encuentra en la ficha Programador o también puedes pulsar el botón
que se encontrará en la
barra de estado.
Podemos ver las macros que hemos grabado con el comando Macros que
se encuentra en la ficha
Programador. Al pulsar dicho botón se abrirá el cuadro de diálogo
Macros y deberemos pulsar el
botón Ejecutar para iniciar con la ejecución de cada una de las instrucciones
de la macro.
Editar una macro previamente grabada
La edición de una macro de Excel se puede hacer solamente a través
de código VBA. Para poder
editar una macro debes pulsar el botón Macros que se encuentra en la
ficha Programador y dentro
del cuadro de diálogo Macro elegir aquella macro que necesites editar
Ejecutar una Macro - Mediante las
opciones de la ficha Programador
Debe mostrar la ficha Programador o
ejecutar en modo para programadores cuando vaya a escribir macros, ejecutar
macros que haya grabado previamente, o crear aplicaciones para utilizar con
programas de Microsoft Office.
Haga lo siguiente en estos programas de Microsoft Office:
Haga clic en el botón de
Microsoft Office y, a continuación en Opciones de Nombre de
programa, donde Nombre
de programa es el nombre del programa que está utilizando, por
ejemplo, Opciones de Word.
Haga clic en Más
frecuentes y, a continuación, active la casilla de
verificación Mostrar ficha
Programador en la cinta de opciones.
The Ribbon is part of the Interfaz de usuario de
Microsoft Office Fluent
Outlook
En el menú Herramientas,
haga clic en Opciones.
En la ficha Otros,
haga clic en Opciones avanzadas,
y seleccione la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
Visio
En el menú Herramientas,
haga clic en Opciones.
En la ficha Opciones
avanzadas, en Opciones
avanzadas, seleccione la casilla de verificación Ejecutar en modo para programadores.
Ejecutar una Macro - Asociada a un control de
formulario
Un
formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento diseñado con formato y
estructura estándar que facilita la captura, la organización y la edición de la
información.
Los
formularios impresos contienen
Instrucciones,
formato, etiquetas y espacios en blanco para escribir datos. Puede usar Excel y
plantillas de Excel para crear formularios impresos.
Los formularios en línea tienen las mismas características que
los formularios impresos. Además, contienen controles, que son objetos que
muestran datos o hacen que sea más fácil para los usuarios entrar o editar los
datos, realizar una acción o seleccionar una opción. En general, los controles
facilitan el uso de los formularios. Algunos ejemplos de controles comunes son
los cuadros de lista, los botones de opción y los botones de comando. Los
controles también pueden ejecutar macros asignadas y responder a eventos, tales
como clics del mouse, mediante la ejecución de código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Puede usar Excel de diversas maneras para crear formularios
impresos y en línea. Existen diversos
tipos de formularios que puede crear en Excel: formularios de datos, hojas de
cálculo que contienen controles ActiveX y de formulario, y formularios del
usuario de VBA. Puede usar cada tipo de formulario por separado o puede
combinarlos de diferentes maneras para crear una solución que sea apropiada
para su caso particular.
Un formulario
de datos brinda
una forma conveniente de escribir o mostrar una fila completa de información en
un intervalo o una tabla sin desplazarse horizontalmente. Verá que la entrada
de datos será más sencilla con el uso de
un formulario de datos, dado que no tendrá que desplazarse de columna en
columna en caso de que tenga más columnas de datos que las que pueden verse en
pantalla. Use un formulario de datos cuando sea suficiente un formulario simple
de cuadros de texto que enumeren los encabezados de columna como etiquetas y no
necesite características de formulario personalizadas ni sofisticadas, como un
control de número o cuadro de lista.
Ejecutar
una Macro - Asociada a un objeto gráfico
Gráfico consta de numerosos elementos.
Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar
según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del
gráfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su
tamaño o su formato. También puede eliminar los elementos del gráfico que no
desee mostrar.
Observar
el código de una macro ya creada
En la ficha Programador,
en el grupo Código, haga
clic en Seguridad de macros.
En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las
macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso,
recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan
todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.
Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic
en Macros.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la
macro que desee copiar.
Haga clic en Modificar.
En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las
líneas de la macro que desee copiar.
Para copiar toda la macro, asegúrese de incluir las
líneas Sub y End Sub en la selección.
En el menú Edición, elija Copiar.
También puede hacer clic con el botón secundario y
seleccionar Copiar, o puede presionar CTRL+C.
En el cuadro Procedimiento de la ventana de código, haga
clic en el módulo en el que desea colocar el código.
En el menú Edición, elija Pegar.
Referencias
relativas en macros
Nota: No cambia la Referencia relativa de la información de pantalla para indicar si ya está
disponible la grabación relativa. La única indicación de que ha iniciado la
grabación relativa es la apariencia del botón Referencia relativa . Cuando el
botón tiene un aspecto tridimensional de bajo relieve o deprimido, ha iniciado
la grabación relativa.
Si no aparece la barra de herramientas Detener grabación cuando comience a grabar una macro, se debe mostrar. Para mostrar la barra de herramientas Detener grabación, seleccione barras de herramientas en el menú Ver y, a
continuación, haga clic en Detener grabación. Al hacerlo, Microsoft Excel
inserta una línea adicional de código en la macro. Tenga en cuenta que al ejecutar la macro grabada, se
muestra la barra de herramientas Detener grabación.
Para evitar que se muestre la barra de
herramientas Detener grabación, siga estos
pasos:
En el menú Herramientas, señale Macro y,
a continuación, haga clic en Macros.
En la lista Nombre de Macro , haga clic en el nombre de la macro que
grabó y, a continuación, haga clic en Editar.
Este
paso inicia el Editor de Visual Basic.
En la ventana código ,
escriba un apóstrofo (') al principio de la siguiente línea de código:
Application.CommandBars("Stop
Recording").Visible = True
Guardar un libro con macros
En la celda A1, escriba un texto, como \ldblquote Some text.
\rdblquote
En la Programador ficha,
en el de Código grupo,
haga clic en Grabar macro.
En la Grabar macro en
el cuadro de diálogo, escriba un nombre para la macro en el Nombre de macro cuadro, por
ejemplo, BoldMe. Asegúrese de que no utilice espacios en blanco en el nombre.
En el Guardar macro
en cuadro, seleccione Libro
de macros personal.
Haga clic en Aceptar.
Presione CTRL+N para aplicar el formato de negrita.
Éste es sólo el paso que se registra en la macro.
En la Programador ficha,
en el de Código grupo,
haga clic en Grabar macro.
Cierre todos los libros abiertos y, a continuación, salga de
Excel.
Se muestra un mensaje que le pregunta si desea guardar los cambios realizados
en el
Libro de macros personal.
Haga clic en Sí para
guardar el libro personal.
Abrir
un libro con macros
En un artículo precedente, utilizamos una hoja de cálculo que tenia las notas de varios
alumnos para tres asignaturas, y realizamos distintas acciones sobre ella: la
propuesta que os hago ahora es que abramos una hoja de cálculo nueva, y, desde
ella, abramos la hoja que contenía las notas y creemos en nuestro nuevo libro,
una hoja con las calificaciones por alumno, esto es: una hoja por alumno, con
las notas de todas asignaturas con su nombre, en vertical. Pero, aunque por no
complicar el ejercicio, los datos estarán en posiciones fijas, deberemos extraerlos
nombres de las asignaturas.
Lo primero que hacemos, es abrir la hoja
de notas, para ello comprobamos en que directorio de nuestro disco se
encuentra, y después la abrimos con:
Set Wb1 = Workbooks.Open("D:\documentos\Downloads\ejercicios\ej03.xls")
Esto nos dejara
en la variable Wb1 el libro de notas, ahora utilizando With para no tener que
estar repitiendo continuamente Wb1.Sheets(“Hoja1″), solamente pondremos un punto
(.), leemos las asignaturas, y las guardamos directamente en un array con
Títulos =
.Range("B5:D5").Value
Editor
de Visual Basic
El
Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa
independiente a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa
que nos permite escribir código VBA que estará asociado a las macros.
Existen
al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a
través del botón Visual Basic de la ficha Programador.
El
segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y
rápido y que es a través del atajo de teclado: ALT + F11.
El
Editor de Visual Basic contiene varias ventanas y barras de herramientas. Editor
de Visual Basic para Aplicaciones
En
la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el
proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas
pertenecientes a ese libro de Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar
este módulo puedes habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción
Explorador de proyectos.
Mostrar
el explorador de proyectos
El
Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código que
se serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que
vayamos escribiendo.
Dentro
del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que
está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de
escribir código VBA porque permite introducir instrucciones y observar el
resultado inmediato. Además, desde el código VBA podemos imprimir mensajes
hacia la ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos
depurar nuestro código. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla
también desde el menú Ver.
El
área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa
ventana en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a
nuestras macros.
Es
importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con
la creación de macros.
Otros
ejemplos de macros
Excel
Avanzado: Lista de funciones en VBA
Las
Funciones Definidas por el Usuario (UDF), son las que nos permiten ampliar la
relación de funciones que vienen predefinidas en Excel, en esta lista se encuentran
algunos ejemplos prácticos de cómo podemos aprovecharlas.
Excel
Avanzado: Funciones Definidas por el Usuario (UDF)
Una
de las primeras cosas que se debe aprender como parte de un curso de Excel
Avanzado es el lenguaje de
programación, VBA cuenta con algunas
estructuras disponibles, en el siguiente enlace encuentra algunos ejemplos de
la sintaxis de estas estructuras.
Excel
Avanzado: Estructuras de control en VBA
Comprender
un nuevo lenguaje suele a veces ser complicado,
es posible empezar con algunos temas, y
si bien VBA es un lenguaje sencillo de aprender, alguno de sus aspectos
pueden ser fuente de duda, por lo que siempre es conveniente revisar mediante
ejemplos como se pueden emplear las definiciones necesarias.
Excel
Avanzado: Temas Relevantes
Ejemplos
de sintaxis VBA no solo son importantes sino relevantes para comprender el uso
que les podemos dar, cuanto mayor sea el número de instrucciones que posee un
lenguaje de programación, y VBA no es la excepción, mayor será la posibilidad
de que lo podamos aprovechar al máximo, existe y muy amplia variedad de
instrucciones que podemos utilizar, revise tantas como les sea posible, los
siguientes ejemplos le mostrarán no solo la sintaxis sino algunas ideas de como
emplearlas:
Excel
Avanzado: Ejemplos de Sintaxis de VBA
Los
gráficos son un elemento esencial para cualquier presentación de impacto, sin
embargo el elaborar de forma masiva los gráficos puede tornarse una tarea
complicada, los siguientes ejemplos nos pueden dar una idea de cómo lograr
gráficos con VBA, al igual que en la mayoría de los ejemplos, se recomienda
comenzar realizado los ejemplos más sencillos para luego ir revisando algunos
más complejos o añadiendo nuevos detalles a la macros que esté utilizando.
Excel
Avanzado: Gráficos con Macros
La
creación de tablas dinámicas son un elemento importante para lograr comprender
los datos, los siguientes ejemplos nos permiten hacer un uso avanzado de estas,
logrando que estas puedan generarse de forma automática.
Excel
Avanzado: Ejemplos de Tablas Dinámicas con Macros
Desde
el editor de VBA, también se puede hacer uso de formularios, estos nos pueden
permitir tener un manejo avanzado del manejo de los datos.
Excel
Avanzado: Ejemplos de Userforms
Muchos
de los Eventos en VBA no suelen ser aprovechados, sin embargo algunos de ellos
nos podrían ser de utilidad, los eventos nos dan un mayor control sobre lo todo
aquello que suceda en nuestro Excel, en particular suele ser de mayor utilidad
cuando se emplean formularios, descubra en las siguientes macros los que puede lograr con el manejo de eventos
en VBA.
Ejemplos
de Eventos en VBA
No
pueden faltar los trucos o tips de Excel Avanzado, aquellos consejos que nos
pueden ser de utilidad.
Uso
de Macros (VBA) en Office
Requiere
de más ejemplos de Macros, por favor registre un comentario en el que nos
indique que ejemplo le gustaría que incluyamos.
Importar
y Exportar Datos - De Word a Excel
A
veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar
algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a
teclear todos los datos en un libro de Excel.
Para
realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.
Estando
en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
Copiamos
la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y
haciendo clic en el botón Copiar.
Ahora
en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio
y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto
seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la
tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca
el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú:
botón de bordes.
Importar
y Exportar Datos - De Excel a Word
Al
importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer
que los datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de
Excel en un documento de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel,
este cambio queda reflejado en el documento de Word.
Seleccionamos la información a copiar de la
hoja de Excel.
Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl
+ C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.
Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o
desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar.
Después
de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado opciones de
pegado donde podemos ver las distintas opciones. Opciones de pegado
Por
defecto se pega utilizando la primera opción: Mantener el formato de origen.
Para
vincular los datos deberemos elegir la tercera o la cuarta opción Vincular
datos con Word: Vincular y mantener formato de origen o bien Vincular y usar
estilos de destino. Las opciones de vinculación se distinguen por el icono de
la cadena.
Importar
y Exportar Datos - De Excel a Access
Puede
copiar los datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 a una
hoja de cálculo exportando un objeto de base de datos a una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel 2007. Esto se hace mediante el Asistente para
exportación en Office Access 2007.
En
el panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que desea
exportar.
Puede
exportar una tabla, una consulta, un informe o un formulario.
Revise
los datos de origen para asegurarse de que no contienen indicadores de error ni
valores de error.
Si
hay algún error, debe resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo contrario,
se pueden producir errores durante la operación de exportación y pueden aparecer
valores nulos en los campos.
Si
el objeto de origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los
datos con formato o sin él.
Importar
y Exportar Datos - De Access a Excel
Exportar
a Access datos desde Excel es posible fácilmente, aprende a exportar al
programa de bases de datos Access tus registros creados en el programa de hoja
de cálculo Excel. De esta manera podrás combinar las funcionalidades de ambos
programas sin grandes esfuerzos.
Access es un programa de base de datos incluido
en la suite informática Office de Microsoft, permite gestionar información de
grandes volúmenes de datos. Se puede combinar la funcionalidad de los informes
de Access con los cálculos y resultados obtenidos con excel
